Upphandling Direkt | 2013 januari
0
archive,date,ajax_fade,page_not_loaded,,select-theme-ver-3.7,wpb-js-composer js-comp-ver-5.0.1,vc_responsive

Hur tar man många referenser?

Återigen ställs man inför utmaningen att ta in referenser i offentlig upphandling. Denna gången handlar det om en konsultupphandling med många anbud, och därmed många referenser. Hur gör man på bästa sätt utan att drunkna i mängden data?

Jag har utarbetat en egen metod för referenstagning. Till min hjälp använder jag mig av gratisverktyget Google Drive. Här kommer en beskrivning steg för steg:

  1. Till att börja med måste man skaffa sig ett konto hos Google. Om man är flera som ska jobba med referenserna kan man skaffa varsitt konto med åtkomst till samma information.
  1. Nästa steg är att skapa ett formulär. Samma formulär sedan kopieras sedan för respektive anbudsgivare/konsult. (Detta steg är mest tidskrävande och man måste ha en bra internetuppkoppling.) När man sparar formuläret så får varje fomulär en unik internetadress/länk som jag använder i steg 3.
  2. Skapa en excelfil med relevant information som du vill använda i ditt utskick till referenserna. Jag hade följande kolumner:
Namn på konsult Anbudsgivare E-mail till referenser Länk till formulär
       
  1. Skriv ett e-mail i Outlook. Exempelvis ”Namn på konsult från företaget Anbudsgivare har angett dig som referens. Genom att klicka på Länk till formulär så kan du besvara dessa frågor. Svar senast…”
  2. Nu är det dags att koppla på en avancerad funktion i Outlook, nämligen att använda excelfilen som du skapade som databas och skicka flera e-mail genom att plocka uppgifterna från respektive rad i excelfilen. Då gör du så här:
    I outlook skapar du ett nytt e-mail. Gå sedan till Verktyg → Brev och utskick → Koppla. Välj sedan din excelfil. Välj även att koppla i fält som Namn på konsult in i e-mailet. Tryck på skicka! Vips, så har man nått 200 referenser på några sekunder.

 När svaren har kommit in

Så kan det ser ut på resp. anbudsgivare/konsult:

Google drive

Uträkningen måste tyvärr göras manuellt.

 

0