Upphandling Direkt | 2015
0
archive,date,ajax_fade,page_not_loaded,,select-theme-ver-3.7,wpb-js-composer js-comp-ver-5.0.1,vc_responsive
Milena föreläser för ideella organisationer

Föredrag för ideella organisationer

Inom projektet att stärka de ideella organisationernas möjlighet att få offentliga kontakt, höll jag i november 2015 ett företag om att lämna anbud till offentlig sektor. Den andra delen av föredraget var praktiskt inriktad och vi kollade på ett annonserat förfrågningsunderlag. Det skapade många reaktioner och synpunkter hos publiken. Engagerade och aktiva deltagare gör att de kommer att komma ihåg föredraget bättre och använda sig av de kunskaperna när de utsätts för en riktig upphandling.

0

Strategiska inköp – konferens 5 nov 2015 Malmö

Dagen bjöd på intressanta föreläsningar. Idag pratar alla om spendanalys. Enkelt uttryckt innebär det att man genom leverantörsreskontra kan få vetskap om hur mycket pengar organisatiostrategiska inköpnen spenderar på sina inköp. För att göra spendanalys behövs det inga speciella tekniska verktyg utan man kan använda sig av en Excel-ark. Efter spendanalys kan man börja arbeta med kategoristyrning.

Kategoristyrning innebär att man delar upp inköpen i olika kategorier för att kunna prioritera och skapa strategier för de olika inköpskategorierna. Det är också viktigt att utse kategoriägare och utarbeta process/metod för arbete med kategorierna för att skapa strategi och uppnå vissa mål (t.ex. besparing, utveckling, arbete för att stödja verksamhetsmål)

Ett annat intressant och aktuellt ämne är detta med miljö och sociala krav. Vi fick lyssna på MKB som i sina entreprenadupphandlingar lagt krav på att ta emot unga praktikanter som bor i MKB:s fastighetsbestånd och befinner sig långt från arbetsmarknaden. Kul när social krav blir så pass
konkreta och när det inte bara handlar om att visa upp fina papper!

 

0

Vårt eget seminarium ”Förhandling och upphandling går hand i hand” – 7 okt 2015

Ämnet om förhandling är konstant återkommande i offentlig upphandling. Man vill förhandla mer men det blir inte så… Hur ska man börja integrera förhandling i sitt upphandlingsarbete?

Först visade vi på de juridiska rammarna för förhandling i LOU/LUF, dvs när är det tillåtet.

Sedan hade vi ett föredrag och diskussion om vad man kan förhandla om förutom pris. Vi pratade exempelvis om tilläggstjänster/- varor eller andra mervärden (utbildning, service) som beställaren inte hade skrivit i förfrågningsunderlaget men som kan i efterhand vara bra att ha.

Förhandling måste göras på ett strukturerat sätt för att säkerställa likabehandlingsprincipen. Det är mycket viktigt att vara väl förbered i en förhandling och veta vad målet är.

 

0

Upphandlingshjälpen – del 1

Vanliga fel som företag gör i upphandlingar:

1 Glömmer underskrift eller något annat formellt krav

Så irriterande men det har hänt nästan alla anbudslämnare någon gång! Att inte skriva under, när det krävs eller att inte skicka med ett usb med anbudet när det krävs eller… listan med formella krav kan göras lång. Ack så dumt att missa något sådant! Det är bra att ha flera ögon, ta hjälp av en kollega eller en upphandlingsexpert. Det kan vara värt!

2 Missar ett krav

Många gånger måste man klicka på specifika rutor för att bekräfta att krav uppfylls. Var extrem noggrann att inte missa något och jobba dig ner krav efter krav. Tänk på att varje text du fyller i ska innehålla exakt den information som upphandlaren frågar om (och inte mer eller mindre)

3 Skickar onödiga papper

Att skicka mer än det krävs, kan vara farligt. Texter med egna avtalsvillkor kan uppfattas som reservationer. Detta kan leda till att ert anbud diskvalificeras. Dessutom blir ert anbud svårläst ju mer ni lägger i. Så här kommer en enkel regel: Skicka endast det som efterfrågas och svara endast på det som frågas.

4 Ligger för högt i utvärderingspris

Som anbudsgivare är det mycket viktigt att du förstår hur ditt anbud kommer att utvärderas. Utvärderingspris är skapat speciellt för upphandlingen och stämmer inte alltid med verkligheten. Du kan behöva hjälp från en expert. Läs mer här hur vi kan hjälpa dig.

 

0

Vad är innovationsupphandling?

På seminariet anordnat av Region Skåne i fredags (2015-06-05) diskuterades innovation upphandling igen.

Vad är innovationsupphandling då och hur kommer vi dit?

Inom nuvarande lagstiftning menas det att innovationer främjas genom att använda:

Funktionsupphandling – man definiera funktioner, vad ska uppnås med ej på vilket sätt

Förhandlat förfarande – finns som upphandlingsförfarande som tillåter förhandling för att få fram bästa resultaten

Konkurrenspräglad dialog – finns som upphandlingsförfarande som tillåter dialog och samarbete mellan privat och offentligt. Dock har det inte fått något genomslag i praktiken.

Den nya lagstiftningen ger större möjligheter:

Innovationspartnerskap

Ökade möjligheter till förhandling

Tvätta underlag?

Offentlig sektor använder sig mycket av ”copy-paste” metoden när de gör sina förfrågningsunderlag, säger civilministern Ardalan Shekarabi. Forskar drar slutsatsen att faktumet att offentlig sektor hamnar på efterkälken gör att den dra med sig även företag som är leverantören till offentlig sektor som också hamnar efter i utvecklingen.

Ardalan har rätt i att mycket handlar om kulturskifte och därför kommer regeringen att skapa en Nationell upphandlingsstrategi och Program för kulturskifte. Bra insatser men frågan är om det räcker för att få en förändring.

”Vi tvättar våra förfrågningsunderlag” säger Louise Strand inköpsdirektör på Region Skåne, vilket innebär att de försöker ta bort onödiga krav som stjälper utveckling och innovation. Andra bra åtgärder är dela upp uppdrag, garantera vissa volymer och beskriva funktioner. Region Skåne lyfter tre exempel på innovationsupphandling som de själva har gjort eller gör och fördelan är att det blir mycket konkret.

Bra att arrangörerna även släppte in ett företag som hade en innovativ produkt för att då belyste svårigheterna från andra sidan. Seminariet avslutades med några ord från innovationschefen på Region Skåne och en paneldiskussion med alla talare.

Ett exempel på innovation

Och till sist skulle jag vilja dela mitt eget exempel av innovationsupphandling. Jag fick i uppdrag att upphandla trygghetslarm och automatiska dörrstängare och fick i handen ett gammalt förfrågningsunderlag från en annan kommun. ”Vi vill ha samma som dem”, sa mina beställare. I underlaget fanns det många tekniska krav och beskrivningar som inget av oss i upphandlingsgruppen förstod sig på. Jag upphandlar aldrig något som jag inte förstår så jag tog en blank papper som fick vi komma fram till vilka funktioner som trygghetslarmet skulle ha. Resultatet blev en innovation som gjorde att kommunen kunde spara pengar och få alla funktioner.

0

SOI:s konferens med inspirerande föredrag

I förra veckan samlades inte mindre än 500 upphandlare/inköpare på årskonferensen anordnat av Sveriges Offentliga Inköpare i Helsingborg. Fokus var på förnyelse och inspiration och de föreläsningar som jag uppskattade mest var:

Om cirkulär upphandling – pga av klimathotet måste vi lära oss att skapa mer hållbara prylar. Detta kan göras om tillverkaren behåller äganderätten och ansvaret och vi användare endast hyr produkterna. Exempel: möbler, telefoner, cyklar

Fyra marknadsanalyser – om företagens villkor inom olika branscher och leverantörens perspektiv på upphandlingar inom deras bransch. Tummen ner för lägsta-pris-upphandlingar.

Om avtalsrätt – förenkla upphandlingarna och gör det lätt för företag att delta. ”Den som har hittat på tilldelningsgrunden det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet bör skjutas”

Jag måste även kommentera Konkurrensverkets seminarier. Jag var på den som handlade om juridiska övervägande och det började bra med att de tog fram en slide med texten ”Verksamheten ska ha en kontor i Luleå” och då fick men en diskussion om det mellan en representant från beställarsida och en från leverantörssida. Dock avstannade seminariet på den punkten istället för att ta fler liknande situationer och erbjuda en eller fler lösningar som Konkurrensverket anser är ”rätta” enligt LOU.

0

Seminarium om selektiv/urvalsupphandling

Nu har vi genomfört ännu ett lunchseminarium. Denna gången blev temat Selektiv-/urvalsupphandling- en glömd upphandlingsform. Selektiv/urvalsupphandling innebär att man gör upphandlingen i 2 steg: i första steget kvalificerar man och gör urval bland anbudsgivare i nästa steg bjuds de utvalda att lämna anbud. Vi ser fördelar med att använda sig av selektiv och urvalsupphandling istället för den traditionella öppen eller förenklad upphandling. Exempelvis kan man minska risken för överprövning och spara tid och resurser för både upphandlande myndighet och företagare. Diskussionerna på seminariet kretsade kring den viktiga frågan om hur urval kan göras och vilka urvalskriterier är lämpliga att använda.

0

Ett företag som lämnar anbud har 40% chans att vinna upphandlingen.

Rent statistiskt har ett företag 40 % chans att vinna en upphandling som företaget delta i. Det framgår från Konkurrensverkets rapport 2014 där det finns att utläsa massa intressanta siffror om upphandling. Att fyra av tio anbudsgivare tilldelas kontrakt beror också på att många av de annonserade upphandlingarna avser ramavtal vilket innebär flera kontrakterade företag. Men hur än man ser det så känns det att oddsen är goda.

I snitt lämnas det 4,6 anbud per upphandling vilket är en minskning i jämförelse med föregående år. Det är synd att många företag dra sig för offentlig upphandling p.g.a. den avskräckande mängden papper. Genom att använda våra tjänster får in en genväg till offentlig upphandling med mycket stora chanser att få kontrakt.

Lägsta pris är nu för första gången det vanligaste tilldelningskriteriet. Upphandlingar som tilldelas enligt lägsta pris får i genomsnitt anbud från färre anbudsgivare än upphandlingar som tilldelas enligt ekonomiskt mest fördelaktiga anbud. Där får de upphandlande myndigheterna något att tänka på? Kan det vara så att lägsta-pris-kriteriet bidra till en minskad konkurrens?

0