Upphandling Direkt | Blogg
15
blog,paged,paged-3,ajax_fade,page_not_loaded,,select-theme-ver-3.7,wpb-js-composer js-comp-ver-5.0.1,vc_responsive

Kan upphandling motverka osund konkurrens?

Jobb Malmö som arbetar med att hitta praktikplatser till personer som står långt ifrån arbetsmarkanden har bidragit till sneddvriden konkurrens. Jobb Malmö har försett en målerifirma med gratis arbetskraft; målerifirma vann en offentlig upphandling för målning av skolor och förskolor i Malmö genom att lägga väldigt låga priser. Se http://www.sydsvenskan.se/malmo/ingen-vill-ta-ansvar/ och http://www.sydsvenskan.se/malmo/saknas-regler-att-bryta-mot/.

Det är många som skriver att Jobb Malmö bryter mot reglerna men jag ställer mig frågan om upphandlingen kunder ha förhindrat att ett oseriöst företag vann upphandlingen. Anbud med onormalt låga priser kan förkastas enligt kap 12, § 3 LOU men upphandlande myndigheter har ofta svårt att bedöma vad som är onormalt lågt. Branschkunskaper om den aktuella marknaden saknas ofta hos upphandlare och det är väl allmänt känt nu att ”onormalt låga priser” på marknaden är helt normala i upphandlingar. Upphandlande myndigheter måste blir bättre på att förkasta anbud med onormalt låga priser annars kommer osund konkurrens att fortsätta gynnas i offentliga upphandlingar.

Sedan måste vinnande företags ekonomi och verksamhet kontrolleras mer noggrant i en upphandling. Målerifirman i frågan har nu gått i konkurs och har antagligen bedrivit oseriöst verksamhet redan 2012 när upphandlingen gjordes. Visst kan ekonomiska siffror avslöja mycket om ett företag. Frågan är hur man kan använda sig av det i en upphandling?

0

Upphandlingsutredningens slutbetänkande

Vilken lång och fin sommar och lagom inför sommaren kom Upphandlingsutredningens slutbetänkande. 648 sidor sommarläsning! Det finns en del matnyttigt i denna skrift bl. a. kapitlen om strategisk upphandling. Där behandlas de eviga frågorna om hur man utvärderar kvalitet och vilka utvärderingsmodeller är bra att använda.

Det skulle vara bra att prata om och diskutera förslagen i utredningen i ett annat mindre forum än konferensen som Upphandling 24 anordnade i Stockholm i våras. Därför bjuder jag och min kollega Erik Backlund till ett frukostmöte. Här kommer Inbjudan till frukostmöte.

0

Inte bara upphandling…

Jag kom dit utan förväntningar. Mitt företag 2013 http://www.mittforetag.com/malmo/. Tänkte att det säkert bli en massa säljsnack. Men det visade sig att bra saker sker när man minst anar eller förväntar sig. Eftermiddagen bjöd på tre bra föreläsare och mingel med andra företagare.

Johannes Hansen håll i ett föredrag om hur viktigt det är att agera och inte bara sitta på kunskap. Och det är precis vad företagande handlar om, gör det! Ofta vet människor vad de behöver göra för att få en viss resultat. Problemet är att man inte gör det för att det tar emot och för att man alltid hittar på egna bortförklaringar.

Sedan kom Thomas Lundqvist med sin expertis inom försäljning. På ett underhållande sätt kunde han ge några bra enkla tips på hur man får kunden att vilja köpa. Ett tips som jag tog fasta på var att ange referensramar på sitt erbjudande. Om man ha ett smalt billigt erbjudande och en utökad tjänst, ramar man in kunden så att han jämför mellan de två erbjudandena. Detta är mycket bättre än att lämna endast ett erbjudande och låta kunden tolka informationen själv.

Förutom att vara rolig visade Karin Adelsköld att man kan lyckas även på ett nytt område bara att man vill och vågar satsa. Att man kan känna hopplöshet och ligga på botten men med vilja, engagemang och lite tur kan det gå bra för en. Bra att tänka på när man känner sig deppig.

Och vad jag köpte på mig böcker! Hoppas att jag förutom att ha läst dem, använder dem! Så ja, kunskap räcker inte.

0

Krav på vita jobb och kollektivavtal i kombination med avtalsuppföljning kan bli bra

Jag välkomnar Malmö stads idé att prova göra avtalsuppföljning genom fackliga representanter som är utbildade för det. Genom rödgrönt politiskt beslut ska nya krav på vita jobb, kollektivavtal och jobb till långtidsarbetslösa ställas i lämpliga upphandlingar och kraven ska sedan följas upp under avtalstiden av fackliga representanter. Se http://www.sydsvenskan.se/malmo/nya-krav-pa-upphandling/. Bara vara försiktig, Malmö stad, att de kraven inte få för mycket fokus och överskuggar kraven på produkten/tjänsten. Det finns ingen värre än förfrågningsunderlag med massa bla-bla krav.

Alliansen håller inte med och menar på att det Skatteverkets uppdrag att leta efter skattesmitare och Arbetsmiljöverkets uppgift att granska arbetsmiljön.  Se

http://www.sydsvenskan.se/opinion/aktuella-fragor/det-ar-skatteverkets-inte-kommuners-sak-att-satta-at-skattesmitare/. Visst det är så men det är kommunens sak att se till att krav som ställs i upphandlingen uppfylls under avtalstiden. Annars riskerar man att ”oseriösa” företag bekräftar i ett upphandlingsförfarande att krav uppfylls men i praktiken vet de att det aldrig kontrolleras och därmed behöver ej uppfyllas. Utan kontroll blir krav i upphandlingar bara ett pappersprodukt och det finns ett stort utrymme för fusk.

 

0

Referenser vid upphandling

Nyligen fick jag rycka in och hjälpa till på en upphandling som redan var annonserad. Där hade man angett referenser som kvalificeringskrav. Anbudsgivaren skulle ange två referenser på företaget som fick svara Ja eller Nej på ett par frågor. För att kvalificeras måste samtliga frågor vara besvarade med Ja av referenserna.

Iaktagelse 1

Många referenser svarar ”Ja, men vi fick trycka på” eller ”Ja, men de blev lite försenade” eller något annat ”Ja, men…”. Jag fick blunda för alla ”men”. Referenstagningen som det var uppbyggt kunde inte ta hänsyn till nyanser i utförandet av uppdraget. Och hur ofta är det något i verkligheten som är svart-vitt?

Iaktagelse 2

I sällsynta fall svarar någon referens Nej på en fråga vilket leder till diskvalificering av företaget. Frågan är om referensen skulle svarat Nej om hen visste om konsekvenserna av denna Nej. Och frågan är också hur man hanterar anbudsgivarens önskemål att ta del av sina egna referenser efteråt. Blir inte referenspersonerna för utsatta?

Jag tror att referenser ska användas för att nyansera bilden av anbudsgivaren och föredrar bestämt referenser i utväderingen framför referenser i kvalificering.

0

Ramataldagen i Malmö

Igår var jag på Ramavtaldagen i Malmö.  Dagen bjöd på nya lösningar till gammal ramavtalsproblematik.  Här sammanfattar jag ett urval från dagens intressanta föredrag.

iphone2012 2013 141

Om hänvisning till visst varumärke.

Regeln är att man får bara hänvisa till varumärke när produkten är så komplicerad att det inte är möjligt att skapa en bra och tydlig teknisk specifikation. I de flesta fall har kammarrätten fällt beställaren och tillåter ej hänvinsing till varumärke men det finns undantag. Dock finns det möjlighet att ställa krav på kompabilitet med befintlig utrustning. (Exempel krav på samma operativ system till de nya datorerna som i befintlig datapark)

Vid hänvisning till visst varumärke ska beställaren ange ”eller likvärdigt” och acceptera likvärdiga lösningar. Det åligger dock leverantören att bevisa att lösningen/produkten är likvärdig och det åligger beställaren att göra den slutgiltiga bedömningen om likvärdighet. För att vara på den säkra sidan bör beställaren ange vilka egenskaper som ska vara likvärdiga eller hur likvärdighet prövas.

En intressant fråga som kom upp till diskussion vara om en hänvisning till ett antal märken kan fungera. Jag tycker att det är en frisk idé och jag hoppas att någon beställare vågar testa det. Jag anser att hänvisning till flera varumärken tydliggör kvalitetsnivå utan att gynna eller missgynna någon leverantör. Juristerna är som vanligt försiktiga och osäkra om detta kan hålla i en rättslig process.

 

Om att få igång försäljningen under ramavtal

Problemet som många leverantörer kan ha är att man har fått ett ramavtal men det resulterar inte i någon försäljning. Tipsen från anbudsexperten lyder:

Om du är rangordnad som nr 1 på ramavtal kommunicera ut det i beställarens organisation. Detta görs med fördel i samråd med upphandlaren. Exempel på marknadföring är att skicka ett infoblad till användarna/avroparna. Det brukar ta ett tag att etablera sig, så försäljningen under första avtalsåret brukar vara låg.

Om du är rangordnad som nummer 2 på ramavtal, ska man försöka sälja ändå genom att till exempel pekar på brister som nr 1 har och styrkor i den egna produkten/tjänsten. Ett sådant samtal med upphandlare/beställare kan leda till att kraven ser annorlunda ut vid nästa inköpstillfälle/avrop. Eller så kan leverantören försöka sälja något som inte ingår i ramavtalet.

0

Plus och minus med referenstagning på nätet

Fördelar med referenstagning via Google Drive:

  • Samtliga referensresultat för ett anbudsgivare (eller konsult) finns på en och samma ark.
  • Informationen finns sparad så att du alltid åtkomst till den.
  •  Enklare hantering än insamling av referenser via e-mail. Speciellt om det är en stor mängd referenser.
  • Ordning och reda.
  •  Mindre risk för fel.
  • Mindre administration.
  • Lätt för referenserna att fylla i.

 

Nackdelar

  • Google Drive dokument kan ändras i efterhand och den senaste ändringen sparas automatiskt. Det krävs alltså att man är lite försiktig vid hanteringen för att inte råka skriva över något.
  • Några få procent av referenserna är inte så datorvana och kan därför inte öppna länken i e-mailet, dvs det kan finnas en viss manuell hantering.

 

Fallgropar

  • Man kan råka göra fel vid kopiering av formulären. Dubbelkontrollera därför att du har rätt namn på anbudsgivaren och att formulären verkligen sparas.
  • Använd siffror som svar på dina frågor. Då kan du enkelt räkna ut genomsnittet genom att summera värdena på alla frågor och sedan dela med antalet frågor.
  • Glöm inte att göra referensens namn som en obligatorisk fråga för att undvika anonyma svar.
0

Hur tar man många referenser?

Återigen ställs man inför utmaningen att ta in referenser i offentlig upphandling. Denna gången handlar det om en konsultupphandling med många anbud, och därmed många referenser. Hur gör man på bästa sätt utan att drunkna i mängden data?

Jag har utarbetat en egen metod för referenstagning. Till min hjälp använder jag mig av gratisverktyget Google Drive. Här kommer en beskrivning steg för steg:

  1. Till att börja med måste man skaffa sig ett konto hos Google. Om man är flera som ska jobba med referenserna kan man skaffa varsitt konto med åtkomst till samma information.
  1. Nästa steg är att skapa ett formulär. Samma formulär sedan kopieras sedan för respektive anbudsgivare/konsult. (Detta steg är mest tidskrävande och man måste ha en bra internetuppkoppling.) När man sparar formuläret så får varje fomulär en unik internetadress/länk som jag använder i steg 3.
  2. Skapa en excelfil med relevant information som du vill använda i ditt utskick till referenserna. Jag hade följande kolumner:
Namn på konsult Anbudsgivare E-mail till referenser Länk till formulär
       
  1. Skriv ett e-mail i Outlook. Exempelvis ”Namn på konsult från företaget Anbudsgivare har angett dig som referens. Genom att klicka på Länk till formulär så kan du besvara dessa frågor. Svar senast…”
  2. Nu är det dags att koppla på en avancerad funktion i Outlook, nämligen att använda excelfilen som du skapade som databas och skicka flera e-mail genom att plocka uppgifterna från respektive rad i excelfilen. Då gör du så här:
    I outlook skapar du ett nytt e-mail. Gå sedan till Verktyg → Brev och utskick → Koppla. Välj sedan din excelfil. Välj även att koppla i fält som Namn på konsult in i e-mailet. Tryck på skicka! Vips, så har man nått 200 referenser på några sekunder.

 När svaren har kommit in

Så kan det ser ut på resp. anbudsgivare/konsult:

Google drive

Uträkningen måste tyvärr göras manuellt.

 

0