Upphandling Direkt | Referenser
17
archive,category,category-referenser,category-17,ajax_fade,page_not_loaded,,select-theme-ver-3.7,wpb-js-composer js-comp-ver-5.0.1,vc_responsive

Upphandling av upphandlingskonsulter

Fler offentliga myndigheter och kommuner upplever att det är svårt att upprätthålla egen kompetens och köper upphandlartjänster. Det blir lätt att man hamnar över gränsen för direktupphandling. Hur kan man göra en upphandling av upphandlingskonsulter? Hur funkar det när man ska spela på experternas spelplan?

Här kommer några enkla råd:

1. Upphandla inte fler konsulter än det du behöver. Det finns små duktiga företag på upphandlarmarknaden. Låt dem vara med på er upphandling.

2. Säkerställ rätt  upphandlarkompetens. Det kan du göra genom att konsulten visar på uppdrag där hen tagit helhetsansvar för en upphandlingsprocess. Några färska uppdrag från olika kunder i kombination med utbildning inom LOU (ev. LUFS och LOV) samt minst 7-års erfarenhet av att på heltid göra offentliga upphandlingar är fungerar bra som krav.

3. Lägg till fler utvärderingskriterier förutom pris. Referenstagning på konsulten kan vara något. Intervjuer eller case-beskrivningar är bra att använda men det krävs att du själv har bra upphandlarkompetens och kan göra sådana bedömningar. Det går bra att köra lägsta pris också men ser till att du gör ett bra jobb på punkt 2 ovan.

 

 

0

Referenser vid upphandling

Nyligen fick jag rycka in och hjälpa till på en upphandling som redan var annonserad. Där hade man angett referenser som kvalificeringskrav. Anbudsgivaren skulle ange två referenser på företaget som fick svara Ja eller Nej på ett par frågor. För att kvalificeras måste samtliga frågor vara besvarade med Ja av referenserna.

Iaktagelse 1

Många referenser svarar ”Ja, men vi fick trycka på” eller ”Ja, men de blev lite försenade” eller något annat ”Ja, men…”. Jag fick blunda för alla ”men”. Referenstagningen som det var uppbyggt kunde inte ta hänsyn till nyanser i utförandet av uppdraget. Och hur ofta är det något i verkligheten som är svart-vitt?

Iaktagelse 2

I sällsynta fall svarar någon referens Nej på en fråga vilket leder till diskvalificering av företaget. Frågan är om referensen skulle svarat Nej om hen visste om konsekvenserna av denna Nej. Och frågan är också hur man hanterar anbudsgivarens önskemål att ta del av sina egna referenser efteråt. Blir inte referenspersonerna för utsatta?

Jag tror att referenser ska användas för att nyansera bilden av anbudsgivaren och föredrar bestämt referenser i utväderingen framför referenser i kvalificering.

0

Plus och minus med referenstagning på nätet

Fördelar med referenstagning via Google Drive:

  • Samtliga referensresultat för ett anbudsgivare (eller konsult) finns på en och samma ark.
  • Informationen finns sparad så att du alltid åtkomst till den.
  •  Enklare hantering än insamling av referenser via e-mail. Speciellt om det är en stor mängd referenser.
  • Ordning och reda.
  •  Mindre risk för fel.
  • Mindre administration.
  • Lätt för referenserna att fylla i.

 

Nackdelar

  • Google Drive dokument kan ändras i efterhand och den senaste ändringen sparas automatiskt. Det krävs alltså att man är lite försiktig vid hanteringen för att inte råka skriva över något.
  • Några få procent av referenserna är inte så datorvana och kan därför inte öppna länken i e-mailet, dvs det kan finnas en viss manuell hantering.

 

Fallgropar

  • Man kan råka göra fel vid kopiering av formulären. Dubbelkontrollera därför att du har rätt namn på anbudsgivaren och att formulären verkligen sparas.
  • Använd siffror som svar på dina frågor. Då kan du enkelt räkna ut genomsnittet genom att summera värdena på alla frågor och sedan dela med antalet frågor.
  • Glöm inte att göra referensens namn som en obligatorisk fråga för att undvika anonyma svar.
0

Hur tar man många referenser?

Återigen ställs man inför utmaningen att ta in referenser i offentlig upphandling. Denna gången handlar det om en konsultupphandling med många anbud, och därmed många referenser. Hur gör man på bästa sätt utan att drunkna i mängden data?

Jag har utarbetat en egen metod för referenstagning. Till min hjälp använder jag mig av gratisverktyget Google Drive. Här kommer en beskrivning steg för steg:

  1. Till att börja med måste man skaffa sig ett konto hos Google. Om man är flera som ska jobba med referenserna kan man skaffa varsitt konto med åtkomst till samma information.
  1. Nästa steg är att skapa ett formulär. Samma formulär sedan kopieras sedan för respektive anbudsgivare/konsult. (Detta steg är mest tidskrävande och man måste ha en bra internetuppkoppling.) När man sparar formuläret så får varje fomulär en unik internetadress/länk som jag använder i steg 3.
  2. Skapa en excelfil med relevant information som du vill använda i ditt utskick till referenserna. Jag hade följande kolumner:
Namn på konsult Anbudsgivare E-mail till referenser Länk till formulär
       
  1. Skriv ett e-mail i Outlook. Exempelvis ”Namn på konsult från företaget Anbudsgivare har angett dig som referens. Genom att klicka på Länk till formulär så kan du besvara dessa frågor. Svar senast…”
  2. Nu är det dags att koppla på en avancerad funktion i Outlook, nämligen att använda excelfilen som du skapade som databas och skicka flera e-mail genom att plocka uppgifterna från respektive rad i excelfilen. Då gör du så här:
    I outlook skapar du ett nytt e-mail. Gå sedan till Verktyg → Brev och utskick → Koppla. Välj sedan din excelfil. Välj även att koppla i fält som Namn på konsult in i e-mailet. Tryck på skicka! Vips, så har man nått 200 referenser på några sekunder.

 När svaren har kommit in

Så kan det ser ut på resp. anbudsgivare/konsult:

Google drive

Uträkningen måste tyvärr göras manuellt.

 

0

Referenser som utvärderingskriterier: Lite riskabelt men kan ge utfall!

Referenstagning i utvärderingsskedet har varit föremål för överprövning många gånger. Domstolsavgöranden har pekat i olika riktningar vilket gör att det är svårt att veta hur man ska göra ”rätt”. Vissa kammarrätter som slår fast att det är ok att använda referenser i utvärderingen medan andra säger nej till det. Mitt tips är att kolla på hur den kammarrätten som man hör till brukar döma: t.ex. Kammarrätten i Stockholm brukar fälla den upphandlande myndigheten när referenser används i utvärderingen medan Kammarrätten i Göteborg brukar ge den upphandlande myndigheten rätt.

Genom att använda referenser vid utvärdering så får du möjlighet att räkna poäng på leverantörernas referenser. Det gör att du enkelt får en skala och därför kan jämföra leverantörernas poäng till skillnad från de ja/nej svar som man får vid kvalificering.

0

Referenser i kvalificeringen: Riskfritt men knappast lönt!

Efter att ha tagit mig genom ett antal föreläsningar, artiklar och domstolsavgöranden kan jag konstatera följande:

Så länge man använder referenser i kvalificeringsskedet (dvs ja/nej frågor) är det riskfritt. Här förutsatts att man:

  • angett frågorna i förfrågningsunderlaget,
  • angett tid för referenstagning och metod,
  • låtit leverantörerna själva ange sina referenser,
  • tagit skriftliga referenser,
  • samt att upphandlingsprinciperna iakttagits.

Då är man på den säkra sidan och risken för överprövning eller snarare risken för att behöva göra en upphandling är nästintill obetydlig.

Många domstolsavgöranden från kammarrätten slår fast att referenser tillhör kvalificeringsskedet (inte i utvärderingen).

Många leverantörer väljer själva referenser som de vet kommer svara ”Ja”, vilket gör att referenstagning blir tidsödande och i slutändan meningslöst. Nej, det finns mycket enklare sätt att kvalificera!

0